5 Cara Penulisan Email Yang Benar dan Baik

5 Cara Penulisan Email Yang Benar dan Baik

HiPoin.com – Mengirim email bagi sebagian orang sama seperti mengirim pesan teks lewat SMS atau aplikasi pesan instan seperti WhatsApp. Tidak sepenuhnya salah, akan tetapi penulisan email akan lebih bagus jika kamu sudah tau cara menulis email yang benar.

Biasanya seseorang mengirim email untuk urusan bisnis atau pekerjaan. Jika tidak ada urusannya dengan kedua hal tadi email hanya digunakan sebagai penerima pemberitahuan dan syarat mendaftar akun tertentu. Layanan email gratis terbesar untuk saat ini yaitu Gmail, kemudian disusul Yahoo Mail dan Outlook Mail.

Apapun layanan email gratis yang kamu gunakan atau email premium sekalipun pasti ada yang namanya Subjek. Sebelum kamu membuat kalimat email atau pesan yang ingin kamu kirimkan kamu perlu mengisi bagian Subjek terlebih dahulu. Subjek bisa kamu isi terakhir akan tetapi jangan sampai lupa kamu isi.

Membuat kalimat yang formal dengan bahasa Indonesia yang baik akan sia-sia jika subjek yang kamu gunakan salah atau bahkan tidak menggunakan subjek. Oleh karena itu saat mengirim email ke Guru, Dosen, ke Perusahaan sebagai lamaran kerja atau email komplain pastikan mengisi kolom Subjek.

Subjek bisa kamu isi seperti penulisan email yang sudah kamu tulis. Sebagai contoh jika email lamaran pekerjaan kamu bisa menggunakan Subjek “Permohonan Lamaran Pekerjaan“, email ke Guru bisa menggunakan Subjek “Tugas IPS Kelas XII“, sedangkan untuk email komplain kamu bisa menggunakan subjek yang menjadi komplain kamu seperti “Komplain Masalah Barang Rusak“.

Untuk lebih jelasnya langsung saja kamu simak beberapa penulisan teks email yang benar saat mengirim email ke seseorang atau perusahaan. Sebelumnya bagi kamu yang ingin merubah nama email di Gmail kamu bisa baca artikel tentang cara ubah nama email Gmail dengan mudah.

Contoh Penulisan Email Yang Benar

1. Subjek Jangan Lupa

Sebelum kamu membuat kata-kata email yang bagus lebih baik kamu mengisi subjek terlebih dahulu. Seperti yang sudah saya katakan tadi subjek adalah inti dari email yang kamu kirimkan. Selain itu penulisan subjek tidak boleh terlalu panjang cukup beberapa kata saja.

Selain contoh di atas saya akan contohkan beberapa subjek yang bisa dijadikan referensi. Misalnya untuk email promosi atau endorse kamu bisa menggunakan subjek “Kerjasama Produk Kami Dengan Anda“. Dan masih banyak lainnya, singakatnya subjek adalah isi dari email milik kamu.

2. Kalimat Pembuka

Tidak hanya pada penulisan email, secara formal jika kita menghubungi seseorang khususnya baru pertama kali penting sekali menggunakan kalimat pembuka. Saya tidak perlu menjelaskan lagi apa yang dimaksud kalimat pembuka, mudahnya kalimat pembuka adalah kalimat yang kamu tulis sebelum ke topik pembahasan email.

Saya sendiri lebih suka menggunakan kalimat pembuka yang umum, singkat, dan formal yaitu “Hallo“. Selain Hallo kamu juga bisa menggunakan “Assalamualaikum“. Jika kamu mau kamu bisa menambahkan beberapa kalimat lagi seperti siapa kamu dan apa tujuan kamu.

3. Gunakan Bahasa Yang Tepat

Tidak harus menggunakan bahasa yang baik dan benar, kamu cukup menggunakan bahasa yang tepat. Khususnya pada bagian isi email, kamu harus menjelaskan dengan mudah dan singkat supaya penerima paham tanpa perlu bertanya lagi kepada kamu.

4. Jangan Lupa Penutup

Selain kalimat pembuka kalimat penutup juga penting sangat penulisan email. Kamu bisa menggunakan kata penutup email yang singkat tetapi profesional seperti “Terima Kasih” atau ‘Hormat Kami“. Selain kedua kata tadi kamu bisa membuat kalimat penutup yang lebih panjang di sesuaikan dengan kebutuhan.

5. Lampiran

Yang terakhir mengenai lampiran. Perlu kamu ketahui jangan sampai kamu salah melampirkan sesuai saat mengirim email. Khususnya file-file yang sensitif, jangan sampai kamu salah melampirkan file baik berupa foto/gambar atau video.

Selain itu supaya penulisan email atau kalimat email kamu lebih bagus pastikan nama file yang akan dikirimkan kamu ubah disesuaikan file nya. Sebagai contoh kamu mengirimkan foto usaha kamu, kamu bisa mengubah nama file foto tadi dengan nama “Bidang Usaha/Nama Usaha + Nama Kamu.jpg“.

Nah itu dia beberapa contoh penulisan email yang benar dan baik. Usahakan sopan dengan menggunakan bahasa yang formal. Tidak menggunakan bahasa yang formal atau baku tidak masalah, yang terpenting sopan. Kamu perlu cek email yang sudah kamu tulis sebelum menekan tombol Kirim.

Semoga pembahasan kali ini bermanfaat bagi kamu yang tidak biasa mengirim email. Dari beberapa contoh atau tips diatas tetap masih ada yang kurang. Oleh karena itu kamu harus sering-sering mengirim email atau selalu membaca kerangka email yang kamu terima dari mana pun.

Sebelum saya akhiri artikel tentang penulisan email ini kamu bisa baca penyebab email tidak terkirim. Email tidak terkirim bisa terjadi dikarenakan lampiran yang kamu lampirkan memiliki ukuran file yang terlalu besar yang mengakibatkan email terlalu berat.

Oleh karena itu minimalkan ukuran file yang akan kamu lampirkan. Jika perlu lakukan kompres file foto, video, atau pdf yang ingin kamu lampirkan. Atau kamu bisa upload ke Google Drive dan mencantumkan link Google Drive file terkait.